Datenschutzerklärung
Der Schutz Ihrer Daten und besonders der Daten von Schülern ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von AbiPlaner.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich gemäß Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:
Wilfried Trinkl
Leonrodstr. 30
80636 München
E-Mail: datenschutz@abiplaner-bayern.de
2. Hosting und Betrieb
AbiPlaner ist als Self-Hosted Lösung konzipiert. Wenn Sie die Software auf Ihren eigenen Servern betreiben, haben wir keinen Zugriff auf die dort verarbeiteten Daten. Sie sind in diesem Fall der alleinige Verantwortliche für die Datenverarbeitung.
Bei Nutzung unserer Managed-Hosting-Lösung werden die Daten auf Servern in Deutschland (ISO 27001 zertifiziert) verarbeitet. Wir schließen hierfür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab.
3. Verarbeitete Datenkategorien
Die Software dient der Verwaltung schulischer Abläufe und verarbeitet dabei folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Schülerdaten: Namen, Klasse, Kursbelegungen, Notenpunkte (für Qualifikationsberechnungen), Nachteilsausgleiche.
- Lehrerdaten: Namen, Fächerkombinationen, Verfügbarkeitszeiten, Aufsichtszuteilungen.
- Systemdaten: Logfiles zur Fehleranalyse (werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht), Session-Cookies (technisch notwendig).
4. Fehlermeldungen und Support-Anfragen
Melden Sie aus der Anwendung heraus einen Fehler oder eine Frage, entsteht daraus eine Fallakte. Sie enthält Ihren Text, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie einen technischen Schnappschuss: Zeitpunkt, Maske, Adresse, der bei Ihnen angemeldete Benutzer, Browser, Programm- und Datenbankversion, Einrichtungsstand der Schule, Ihre letzten Schritte in der Anwendung und den zuletzt aufgetretenen Fehler. Was mitgeschickt wird, zeigt Ihnen die Maske vor dem Absenden vollständig an — es steht nichts in der Akte, was Sie nicht gesehen haben. Bildschirmfotos sind freiwillig.
Die Fallakten liegen in der zentralen Datenbank und damit außerhalb der Trennung nach Schulen, die für alle übrigen Daten gilt. Das hat betriebliche Gründe: Eine Meldung über eine gestörte Schuldatenbank darf nicht an ebendieser Störung scheitern, und das Zurückspielen eines Backups darf eine Fallakte nicht verschlucken.
5. Speicherdauer
- Logfiles zur Fehleranalyse: 7 Tage.
- Bildschirmfotos an einer Fallakte: bis zum Abschluss des Falls.
- Die personenbezogenen Teile des technischen Schnappschusses („Ihre letzten Schritte", „Zuletzt aufgetretener Fehler"): 90 Tage nach Abschluss des Falls. Die übrigen Angaben bleiben; sie tragen keinen Personenbezug.
- Die Fallakte selbst mit allen Nachrichten: 24 Monate nach Abschluss des Falls. Die Frist ist am Jahresrhythmus der Abiturprüfung bemessen, damit ein Fall im Folgejahr noch nachvollziehbar ist.
- Schüler- und Lehrerdaten werden von der Schule als Verantwortlicher verwaltet und nach deren Vorgaben gelöscht.
Die Fristen für Fallakten laufen ab dem Abschluss des Falls; ein noch offener Fall wird nicht gelöscht.
6. Datensicherheit
Wir setzen umfangreiche technische Maßnahmen ein, um die Daten zu schützen:
- Verschlüsselung aller Übertragungen mittels TLS/SSL.
- Passwort-Hashing nach aktuellen Sicherheitsstandards.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), die sicherstellt, dass Lehrer nur die für sie relevanten Daten sehen.
- Regelmäßige Sicherheitsupdates der Container-Infrastruktur.
7. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft,
- Recht auf Berichtigung oder Löschung,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
- Recht auf Datenübertragbarkeit.